性別を問わず人気の職種のひとつである『事務職』
その事務系職種の中でも、特に女性に人気が高いと言われる『秘書』というお仕事。
『秘書検定〇級』などの専門的な資格をここ数年、雑誌などで目にする機会が増えてきたことから、秘書になるには特別なスキルが必要との印象を持ってしまいがちで、転職とは縁遠い職種になっているのではないでしょうか。
では、実際の秘書というお仕事は一体どのようなものなのでしょう。
今回は秘書の仕事内容や、そのスキルなどについてまとめてみました。
また、テレワークを含め人気の在宅ワークでの注目職種も併せて紹介しています。
秘書の仕事に向いている人とは？
『秘書』って実際どの様な仕事をしているのかな？
一概に『秘書』と言っても、その職務は多岐にわたります。
また、日常的に突発的な対応も想定されるお仕事です。
大まかに言ってしまえば、組織あるいは上司を補佐することが、秘書の仕事内容だといいます。
グループ秘書とマンツーマンの秘書とがいるのが特徴です。
そしてその仕事は通常、秘書の仕事は大きく分けると『定型的業務』と『非定型的業務』になります。
定型的業務とその内容
定型的業務とは、毎日行う日常的な仕事内容です。
挨拶状や贈答品の支度、オフィスの中を片付けて、仕事の環境を整え、車の手配をするなどの仕事です。
そして、何より秘書の仕事内容の中で最も重要なのがスケジュール管理です。
出張や会議の打合せ、取引先訪問などの予定を調整管理します。
非定型的業務とその内容
突然の来客、急遽の予定変更、災害や犯罪が起きた時の対応など、突発的におこる業務が非定型業務です。
しっかりとスケジュールの管理などをしていても、突然変更せざるをえないことは多々あります。
この様な突然の事態に置いても、柔軟な対応で円滑に進めることこそ秘書の腕の見せ所ともいえるでしょう。
秘書に必要なスキルからみる、秘書に向いている人とは
『秘書』に必要なスキルはたくさんあるのかな？
一体どのようなスキルを持つ人が『秘書』に多いのか一緒に見てみましょう！
そのらのスキルは『秘書』になった後も、さらなるスキル向上が可能とも言えます。
【一般的な常識に幅広く対応できる知識と臨機応変さ】
きちんと秘書の仕事内容に対応するために必要なのは、多岐にわたる知識だけではなく、急なことにあわてることなく対応できるスキルだといえるでしょう。
【広い範囲で見渡すマネージメントするのが好き】
絶対に上司の職権は守りながらも、仕事をするうえで上司がやりやすいようにマネージメントするのが秘書の仕事内容として重要なことです。
【その場に応じた、適切なコミュニケーション能力】
情報を正確に伝達する表現力が上司や関係者をつなげる役として働く秘書の仕事にはなくてはならないものです。
【些細な事でも見落とさない注意深さと接客マナー】
取引先などの会社名や担当者の名前、顔など、業務内容以外にもしっかりと記憶できる力も秘書には不可欠だといえます。
【冷静な判断力、そしてチャレンジ精神】
どんなことにもチャレンジでき、自分の力で行動をおこし、的確な判断ができるような人が合っているのが秘書の仕事内容だといえるでしょう。
秘書になるための必要資格
『秘書』になるには、特別な資格が必要なのかな？
では、実際の『秘書』で働いている人の資格についてみてみましょう！
秘書での仕事を目指す人の多くは、『秘書技能検定』や『CBS（国際秘書）検定』などの資格を取得しています。
これら資格があることで、秘書に必要な知識を備えているという証明にはなりますが、決して必要不可欠な資格とは言えないでしょう。
つまり、一定水準以上の知識やマナーを備えていることが重要となってきます。
ただ、秘書として新卒者や秘書経験未経験者が就職試験などに臨む際は、自己のスキルを証明するためにも上記の様な資格を取得しておくことが無難と思われます。
そのため、絶対に必要ということではありませんが、これらの資格を持っていても損はないでしょう。
秘書に転職するには？
『秘書』に働くための求人はどこにあるのかな？
『秘書募集！』って見たことが無いんだけど・・・。
残念なことに『秘書』の求人は多くはありません。
しかし、全く無いわけではないので求人について見てみましょう！
未経験から秘書に転職を場合は、転職サイトなどで『未経験歓迎』や『事務・秘書』等の求人をキーワード検索をしてみましょう。
ハローワークなどの求人に出ていることもあります。
秘書という職種は求人自体が、それほど多くはありませんが、未経験者でも転職が可能な職種になっています。
また、最近では、正社員ではなく、派遣契約社員という雇用関係での募集が多くなってきています。
他の職種同様に秘書という職種に関しても、『正社員登用性』などの仕組みがある会社では、仕事への取り組み方次第では『正社員』への道も開ける可能性もあります。
この様に他の職種同様に、様々な方法で秘書という職種を目指すということは可能です。
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